「電話連絡網だと、留守の人への掛け直しが大変で時間がかかる…」
「回覧板がどこで止まっているかわからないし、雨の日のお知らせが届かない…」
同窓会や自治会、町内会の役員様にとって、会員への「連絡業務」は最も負担の大きい仕事です。
LINEグループを作ろうとしても、高齢の方やプライバシーを気にする方からは敬遠されがちです。
そこで今、注目されているのが「パスワード付きホームページ」を使ったデジタル連絡網です。
誰でも見れるページとは別に、「会員だけが見られる鍵付きページ」を作ることで、個人情報を守りながらスムーズな情報共有が可能になります。
この記事でわかること
- ✅ 「電子回覧板」としてホームページを使うメリットと仕組み
- ✅ 名簿や会計報告を守る「パスワード保護機能」の正しい使い方
- ✅ 【事例】役員交代がスムーズになった、スマホで更新できる自治会サイト
- ✅ 高齢者でも見やすい「ユニバーサルデザイン」のポイント
この記事では、アナログな連絡手段の限界を超え、役員の負担を劇的に減らすためのホームページ活用術をプロが解説します。
なぜLINEやメールではなく「ホームページ」なのか？
「LINEで十分では？」という意見もありますが、組織運営においてはホームページの方が優れている点が多々あります。
| ツール | メリット | デメリット（組織運営上の課題） |
|---|---|---|
| LINEグループ | 手軽で早い。 既読確認ができる。 |
過去の連絡が流れて消える。 個人のアカウントを知られるのを嫌がる人がいる。 |
| メール一斉送信 | フォーマルな連絡向き。 添付ファイルが送れる。 |
アドレス変更で届かなくなる。 「CC」に入れて個人情報流出の事故が起きやすい。 |
| ホームページ （会員ページ） |
情報がストックされる。 いつでも最新情報が見られる掲示板。 |
見に行ってもらう必要がある。 （※LINEで更新通知を送れば解決） |
つまり、「ホームページに情報を置き、更新したらLINEやメールで『見に来てね』と通知する」のが、最も効率的でトラブルの少ない運用方法です。
個人情報を守る「パスワード保護機能」の活用法
同窓会や自治会のサイトでは、「誰にでも見せていい情報」と「会員以外には見せたくない情報」を明確に分ける必要があります。
一般公開ページ（誰でも閲覧OK）
外部への広報や、入会促進のために使います。
- 🌍 活動紹介：「お祭りを開催しました」「清掃活動を行いました」
- 🌍 入会案内：「自治会への加入方法」「同窓会の会費について」
- 🌍 地域の防災情報：避難所の場所など、公共性の高い情報。
会員限定ページ（要パスワード）
トップページに「会員専用ページ」への入り口を作り、共通の合言葉（パスワード）を入力した人だけが入れるようにします。
- 🔒 電子回覧板：ゴミ出し当番表、総会の議事録、会計報告。
- 🔒 写真ギャラリー：子供の顔が写っている行事写真、同窓会のスナップ。
- 🔒 名簿・連絡先：役員の緊急連絡先など。
これにより、プライバシーを守りつつ、必要な情報をスムーズに共有できます。
役員交代も怖くない！「更新のしやすさ」が命
自治会や同窓会のホームページが放置されがちな理由は、「作った人にしか更新できないから」です。
ITに詳しい役員が任期を終えた途端、誰も触れなくなり「デジタル廃墟」化するケースが後を絶ちません。
【事例】スマホ更新で引き継ぎに成功したM自治会
【悩み】
以前のホームページは難しいソフト（HTML）で作られており、担当者が引っ越したため更新不能に。回覧板は雨で濡れたり紛失したりとトラブル続きだった。
【実施したWeb施策】
「誰でもスマホで更新できる」システムにリニューアル。
- ✅ お知らせ投稿機能：ブログ感覚で「夏祭りのお知らせ（PDF）」などをアップロードできるようにした。
- ✅ マニュアル不要のシンプル設計：「ログイン→記事を書く→公開」の3ステップだけで完結する画面設計。
- ✅ LINE公式アカウントとの連携：ホームページを更新したら、LINEで「新しいお知らせがあります」と一斉配信。
【結果】
70代の会長でも「孫の写真を送る感覚でできる」と更新が可能に。
回覧板を待つ必要がなくなり、情報の伝達スピードが劇的に向上。若い世代の転入者からも「スマホで見れるのは助かる」と好評を得ています。
組織運営を楽にする！HP必須コンテンツ30
役員の負担を減らし、会員の満足度を上げるために必要なコンテンツリストです。
これらを網羅すれば、電話での問い合わせも激減します。
基本情報・広報（一般公開）
会員専用ページ（要パスワード）
デザイン・機能
同窓会・自治会HP制作のよくある質問（FAQ）
役員会でよく議論になるポイントについて、プロの視点でお答えします。
Q1. 高齢者が多く、インターネットを使えない人がいます。
無理に全員をデジタル化する必要はありません。基本はホームページで発信し、ネットを使えない数件の世帯にだけ、印刷してポスティングするという「ハイブリッド運用」が現実的です。印刷の手間が100件から5件になるだけでも、役員の負担は激減します。
Q2. 予算が限られています。制作費や維持費は？
同窓会や自治会の予算は限られています。数十万円の制作費をかけるのは現実的ではありません。OmniWebのような「初期費用0円・月額定額」のサービスなら、会費収入の範囲内で無理なく運営でき、サーバー管理なども丸投げできるため安心です。
Q3. パスワードはどうやって会員に伝えればいいですか？
年に一度の総会資料や、紙の回覧板に「会員ページ用パスワード：〇〇〇〇」と記載して配布するのが一般的です。パスワードは年度ごとに変更することで、セキュリティを高めることができます。
Q4. 広告を入れたくないのですが。
無料のホームページ作成ツールを使うと、関係のない広告が勝手に表示されてしまい、品位を損なったり、詐欺サイトへ誘導されるリスクがあります。組織の公式メディアとしては、独自ドメインを取得し、広告の入らない有料サーバーで運用することを強く推奨します。
「つながり」を、もっと便利に、もっと安全に。
ホームページは、現代における「集会所」であり「掲示板」です。
役員の負担を減らし、必要な情報を確実に届ける仕組みがあれば、地域や同窓の絆はより深まります。
「ITに詳しい人がいなくても、安心して任せたい」
そんな役員様の願いを、OmniWebが叶えます。
OmniWebなら月額4,000円で
「誰でも使えるデジタル連絡網」を構築
🔒 会員限定ページ機能
パスワードを知っている人だけが入れるページを標準装備。名簿や写真も安心です。
👴 シニアに優しいデザイン
大きな文字、はっきりした色使い。誰にでも見やすく、使いやすい設計を心がけます。
📱 LINE更新代行もOK
「このPDFを載せておいて」とLINEで送るだけ。パソコンが苦手な役員様でも運用できます。
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